Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Maxime Wuillaume, entrepreneur individuel sous l’enseigne SENDIX, 2 bis place de la République, 55500 Ligny-en-Barrois, France, est responsable des traitements nécessaires à l’exploitation de Memolith. Contact : memolith@sendix.fr. Son identification complète figure dans les mentions légales.

L’organisateur choisit les informations de l’événement et les personnes avec lesquelles il partage le livre. Un usage strictement personnel ou familial peut relever de l’exception domestique du RGPD ; cela ne dispense pas SENDIX de ses propres obligations. Un organisateur qui agit hors de ce cadre doit déterminer ses obligations à l’égard des personnes concernées.

2. Données utilisées et raisons de leur utilisation

Votre compte et vos événements

Nous traitons votre nom, votre adresse électronique, votre mot de passe sous forme hachée, la vérification de votre adresse, vos préférences de notification et les informations de vos événements : titre, date, description, personnalisation et, si vous le renseignez, lieu et adresse. Ces traitements permettent de fournir le service demandé, sur la base de l’exécution du contrat.

Les contributions des invités

Nous recevons les photos et messages vocaux que vous choisissez d’envoyer, leur date de dépôt et les informations techniques des fichiers. Le prénom est facultatif. Les fichiers peuvent contenir la voix, l’image ou des informations concernant d’autres personnes. Le traitement permet la collecte, la conversion, la consultation et l’export des souvenirs, sur la base de notre intérêt légitime à fournir le livre partagé demandé par l’organisateur, en tenant compte des droits des contributeurs et des personnes représentées.

La mention « Anonyme » retire le nom associé au dépôt ; elle ne rend pas une voix ou un visage méconnaissable et n’empêche pas la collecte des données techniques de connexion. L’autorisation du microphone dans votre navigateur permet l’enregistrement ; elle ne vaut pas autorisation générale de réutiliser votre voix.

Ne déposez pas de données sensibles inutiles, par exemple sur la santé, les opinions politiques ou les convictions religieuses. Respectez les droits des personnes représentées et, pour un enfant, les autorisations des titulaires de l’autorité parentale. Vous pouvez participer sans renseigner de prénom et demander le retrait d’un souvenir.

Invitations et courriels de service

Lorsque l’organisateur invite un coorganisateur, il nous fournit son adresse électronique pour envoyer et gérer l’invitation. Cette utilisation repose sur notre intérêt légitime à permettre la collaboration demandée. Les messages de vérification, de récupération de mot de passe et les notifications de nouveaux souvenirs servent au fonctionnement du compte. Les préférences de notification se règlent dans le profil.

Visites, sécurité et assistance

Lors de la visite d’un événement, l’adresse IP, les informations du navigateur et la date sont enregistrées. Ces informations servent aux statistiques de consultation du livre. Les journaux techniques servent au diagnostic, à la prévention des abus et à la sécurité. Ces traitements reposent sur nos intérêts légitimes à comprendre l’utilisation du service et à le protéger. Le contenu des demandes d’assistance sert à vous répondre, sur la base du contrat ou de notre intérêt légitime à traiter les demandes des visiteurs.

Les champs obligatoires sont signalés dans les formulaires ; leur absence empêche l’action correspondante. Les contenus sont fournis par vous-même ou par l’organisateur et les autres participants. Le service ne prend pas de décision automatisée produisant des effets juridiques à votre égard.

3. Accès aux souvenirs et destinataires

L’organisateur et les coorganisateurs autorisés peuvent consulter et télécharger les contributions depuis leur compte. Les invités disposent d’une page de contribution sans inscription. Toute personne qui possède le lien ou le QR Code peut ouvrir cette page et voir les informations de présentation de l’événement. Ce lien peut être retransmis : il ne constitue pas une authentification individuelle.

Les images de personnalisation sont accessibles par leur adresse publique. Évitez d’y afficher une adresse privée ou des informations que vous ne souhaitez pas partager. Les souvenirs téléchargés par les organisateurs peuvent subsister dans leurs propres copies ; leur suppression sur Memolith n’efface pas ces copies.

Les personnes habilitées de SENDIX et les prestataires techniques chargés de l’hébergement, de l’envoi des courriels et de la maintenance peuvent traiter les données nécessaires à leurs missions. L’hébergement est assuré par OVH. Des données peuvent également être communiquées aux autorités lorsqu’une obligation légale l’exige.

4. Durées de conservation

• Compte : pendant la fourniture du service, jusqu’au traitement d’une demande de suppression, sous réserve des données nécessaires à une obligation légale ou à un litige.
• Événements, souvenirs et statistiques de visite : pendant la conservation du livre par l’organisateur, jusqu’à la suppression de l’événement ou du contenu concerné. La fin de la période de contribution ne supprime pas automatiquement les souvenirs.
• Invitations : le lien est valable sept jours. Son expiration empêche son utilisation mais ne supprime pas automatiquement son enregistrement, qui reste lié à la gestion de l’événement.
• Exports : le téléchargement est disponible pendant 24 heures après génération. Les exports expirés sont nettoyés lors d’une prochaine opération de gestion des exports de l’événement ; l’expiration ne signifie pas un effacement immédiat du fichier.
• Assistance et journaux : pendant la durée nécessaire au traitement de la demande, au diagnostic d’un incident ou à la défense d’un droit. Les données utiles à un litige peuvent être conservées avec un accès limité pendant les délais légaux applicables.

Une demande d’effacement est examinée selon les modalités ci-dessous. Des copies techniques de sauvegarde peuvent subsister jusqu’à leur renouvellement ; elles ne doivent pas être utilisées pour un autre usage que la continuité et la restauration du service.

5. Cookies, stockage local et services tiers

Memolith utilise des cookies nécessaires à la session, à la connexion et à la protection des formulaires. La durée d’inactivité de session est de 120 minutes. Le navigateur peut également conserver des ressources de l’application et le choix relatif à sa proposition d’installation. Vous pouvez effacer ces données dans les réglages de votre navigateur ; cela peut vous déconnecter.

Google Analytics est désactivé. Les statistiques de consultation des événements sont calculées côté serveur à partir des visites décrites ci-dessus ; elles ne reposent pas sur un cookie publicitaire.

Les polices Google Fonts et la bibliothèque fournie par jsDelivr sont chargées depuis leurs serveurs. Ces requêtes leur transmettent notamment votre adresse IP et des informations techniques de connexion. Selon leurs infrastructures, ces services peuvent traiter des données hors de l’Espace économique européen. Leurs modalités figurent dans les politiques de Google et de jsDelivr.

Lorsque l’organisateur renseigne un lieu, son adresse peut être transmise au service Nominatim pour déterminer ses coordonnées géographiques. Les services cartographiques utilisés pour afficher une carte ou ouvrir un itinéraire reçoivent les données nécessaires à cette consultation. Consultez la politique d’OpenStreetMap. Évitez de saisir une adresse personnelle si elle n’est pas nécessaire à l’événement.

6. Exercer vos droits

Dans les conditions prévues par le RGPD, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement ou la limitation du traitement de vos données, ainsi que la portabilité lorsque le traitement automatisé repose sur le contrat ou le consentement. Vous pouvez vous opposer aux traitements fondés sur l’intérêt légitime pour des raisons tenant à votre situation particulière. Lorsqu’un traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans effet rétroactif.

Vous pouvez également définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès dans les conditions du droit français.

Écrivez à memolith@sendix.fr, en indiquant votre demande et, si nécessaire, le lien de l’événement ou le souvenir concerné. Vous n’avez pas besoin de créer un compte. Une précision ou une preuve d’identité ne sera demandée qu’en cas de doute raisonnable sur votre identité.

Nous répondons en principe dans un délai d’un mois. Si la complexité ou le nombre de demandes justifie une prolongation, nous vous en informons dans ce délai ; la prolongation peut atteindre deux mois supplémentaires. Certains droits peuvent être limités par une obligation légale ou les droits d’autrui.

Vous pouvez contacter l’organisateur pour retirer un souvenir et, dans tous les cas, saisir directement SENDIX. Vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.

7. Sécurité et mises à jour

Le service utilise notamment le hachage des mots de passe, des contrôles d’accès aux espaces de gestion et des limites de fréquence des envois. Protégez vos identifiants et prévenez-nous si un lien ou un compte a été utilisé sans votre accord.

Cette politique évolue avec le service. La date de mise à jour figure en tête de page ; les changements importants concernant le traitement des données feront l’objet d’une information adaptée.